Τα προβλήματα που καλείται να επιλύσει και τον τρόπο που θα επιτευχθεί αυτό, περιγράφεται αναλυτικά στο επιχειρησιακό σχέδιο του ΕΦΚΑ που αφορά την περίοδο 2018 – 2020.
Μετά από 14 μήνες λειτουργίας, η διοίκηση του ΕΦΚΑ καλείται να ξεπεράσει μια σειρά από προκλήσεις και προβλήματα όπως είναι:
• Η έλλειψη ενός Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος.
• Η έλλειψη σύγχρονων υποδομών υπηρεσιών επικοινωνίας και ανταλλαγής δεδομένων.
• Η έλλειψη ενοποιημένου ψηφιοποιημένου ασφαλιστικού ιστορικού.
• Ο τεράστιος όγκος φυσικών αρχείων που διαφοροποιούνται ανά φορέα ως προς την μορφή και τον τόπο διατήρησής τους.
• Το μεταβατικό στάδιο λειτουργίας για τις οργανικές δομές.
• Η πολυνομία και πολυπλοκότητα στις κανονιστικές διατάξεις που διέπουν το μεταβατικό στάδιο.
• Η ανάγκη της διαρκούς εξειδικευμένης κατάρτισης του προσωπικού.
• Η δυσκολία στην αναπλήρωση των έμπειρων υπαλλήλων που αποχωρούν ή πρόκειται να αποχωρήσουν λόγω συνταξιοδότησης (υψηλός βαθμός γήρανσης του προσωπικού).
• Η υποστελέχωση περιφερειακών οργανικών μονάδων των ενταχθέντων φορέων που λειτουργούν κατά το μεταβατικό επίπεδο και των ΠΕΚΑ.
Την ίδια στιγμή, στο επιχειρησιακό σχέδιο τονίζονται και τα «δυνατά σημεία» του ΕΦΚΑ. Αυτά είναι:
• Η ένταξη όλων των Φορέων στον ΕΦΚΑ δημιουργεί οικονομίες κλίμακας γεγονός που συντελεί στη διασφάλιση της βιωσιμότητας του ασφαλιστικού συστήματος.
• Συντελείται η μεταρρύθμιση του ασφαλιστικού με την καθιέρωση της ισονομίας σε όλους τους ασφαλισμένους.
• Εξετάζονται και απλοποιούνται οι διοικητικές λειτουργίες του φορέα με σκοπό την παροχή ποιοτικά και ποσοτικά αναβαθμισμένων σύγχρονων υπηρεσιών εξυπηρέτησης / ενημέρωσης του πολίτη.
• Η γεωγραφική κατανομή των οργανικών μονάδων εξασφαλίζει αποτελεσματική παροχή υπηρεσιών σε τοπικό επίπεδο για όλους τους πολίτες.
• Ο Φορέας διαθέτει στελέχη με εξειδικευμένες γνώσεις και πολυετή εργασιακή εμπειρία σε όλα τα θέματα κοινωνικής ασφάλισης εξασφαλίζοντας την αύξηση της παραγωγικότητας.
• Δημιουργείται ενιαία πληροφοριακή βάση δεδομένων με απώτερο σκοπό την ενοποίηση των διαδικασιών λειτουργίας όλων των εντασσόμενων φορέων. Τίθενται βάσεις για ελαχιστοποίηση χρόνου απονομής παροχών.
• Η παρουσία του Φορέα στο διαδίκτυο μέσω της νέας δικτυακής σελίδας με συνεχή ενημέρωση και ανανέωση του περιεχόμενου της.
• Αξιοποίηση υφιστάμενου πλαισίου συνεργασίας με το εποπτεύον Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης και Αλληλεγγύης καθώς και άλλους φορείς στην Ελλάδα και το εξωτερικό.
Το επιχειρησιακό σχέδιο περιγράφει και τους στρατηγικούς στόχους που έχουν τεθεί. Αυτοί είναι:
Βελτίωση της ποιότητας παροχής υπηρεσιών ώστε να αναπτυχθεί η ενδυνάμωση των σχέσεων εμπιστοσύνης μεταξύ ασφαλισμένων – φορέα και μία ενιαία διαδικασία εξυπηρέτησης των πολιτών.
Απαραίτητη προϋπόθεση στα αρχικά βήματα του φορέα για την ερχόμενη τριετία είναι να καταρτιστεί η Στρατηγική Εξυπηρέτησης του κοινού (ενεργοί ασφαλισμένοι, έμμεσα μέλη, συνταξιούχοι, εργοδότες, οργανισμοί), η οποία περιλαμβάνει την κατάρτιση και υλοποίηση τεσσάρων βασικών δράσεων:
• Την δημιουργία του Χάρτη-πλαίσιου παροχής υπηρεσιών
• Την κατάρτιση των Προτύπων Εξυπηρέτησης Κοινού
• Τη συνεχή παρακολούθηση/αξιολόγηση των Προτύπων Εξυπηρέτησης Κοινού
• Την δημιουργία εκπαιδευτικών προγραμμάτων.
Η καθιέρωση συστήματος διοικητικού εκσυγχρονισμού και μεθόδων στρατηγικού σχεδιασμού για την καλύτερη αξιοποίηση των πόρων του φορέα και προς όφελος των πολιτών.
Το νέο «οργανόγραμμα» θα προσφέρει μία σύγχρονη δομή διοίκησης και οργάνωσης για τα επόμενα χρόνια:
• Η προτεινόμενη διάρθρωση προβλέπει καταρχήν την δημιουργία 13 Π.Υ.Σ.Υ, σε όλη την Ελλάδα, οι οποίες θα είναι υπεύθυνες για την διασφάλιση της ορθολογικής διοίκησης και των ποιοτικών υπηρεσιών σε κάθε αποκεντρωμένη υπηρεσία. Ο ρόλος των Περιφερειακών Υπηρεσιών Συντονισμού και Υποστήριξης (Π.Υ.Σ.Υ), είναι κρίσιμος για την εξασφάλιση της υλοποίησης των στρατηγικών στόχων του Ε.Φ.Κ.Α και της τήρησης των προτύπων για χρηστή διοίκηση.
Αποτελούν τον κύριο σύνδεσμο μεταξύ της Κεντρικής Υπηρεσίας και του δικτύου Τοπικών υποκαταστημάτων και όταν ξεκινήσουν τη λειτουργία τους, θα συμβάλλουν καθοριστικά, ώστε οι υπηρεσίες σε όλη την Ελλάδα να ανταποκρίνονται στις απαιτήσεις του Ε.Φ.Κ.Α, ως σύγχρονος υπερ-οργανισμός. Το σημερινό δίκτυο των 355 Τοπικών Υποκαταστημάτων θα αναδιαταχθεί, ώστε να παρέχει το κατάλληλο επίπεδο εξυπηρέτησης για την κάλυψη των απαιτήσεων των ασφαλισμένων σε τοπικό επίπεδο.
• Εκτός από τα παραπάνω ο Ε.Φ.Κ.Α θα εισαγάγει μια νέα περιφερειακή δομή που θα αποτελείται από 11 Περιφερειακά Ελεγκτικά Κέντρα Ασφάλισης (ΠΕΚΑ), σε όλη την Ελλάδα. Το έργο αυτής της νέας δομής, αποσκοπεί στο να διασφαλίσει τους πόρους από ασφαλιστικές εισφορές και να πατάξει την εισφοροδιαφυγή, την εισφοροαποφυγή και την αδήλωτη εργασία. Η δημιουργία ενός αποτελεσματικού φορέα ελέγχου, για πρώτη φορά ,θα βοηθήσει στην διασφάλιση της βιωσιμότητας του συστήματος κοινωνικής ασφάλισης για το μέλλον.
Αξιολόγηση των υφιστάμενων πληροφοριακών συστημάτων του ΕΦΚΑ και εφαρμογή προηγμένων τεχνολογικών εφαρμογών σε όλες τις υπηρεσίες του φορέα.
Ειδικότερα, προτεραιότητα θα πρέπει να δοθεί στις ακόλουθες εργασίες:
• Χρηματοδότηση για την ανάπτυξη έργων μέσω του Επιχειρησιακού Προγράμματος Μεταρρύθμισης Δημοσίου Τομέα 2014-2020: Ολοκληρωμένο Πληροφοριακό Σύστημα- ΕΦΚΑ, έργο για την καταπολέμηση εισφοροδιαφυγής και εισφοροαποφυγής, έργο για την μείωση του χρόνου Απονομής Σύνταξης με τη χρήση ηλεκτρονικών υπηρεσιών και το έργο για την ψηφιοποίηση ασφαλιστικού ιστορικού/ασφαλιστικού χρόνου.
• Ανάπτυξη του διαδικτυακού τόπου του ΕΦΚΑ www.efka.gov.gr και υποστήριξη του εσωτερικού δικτύου Intranet του ΕΦΚΑ (intranet.efka.gov.gr)
• Αναβάθμιση του εξοπλισμού και επαύξηση χωρητικότητας του Call Center ΕΦΚΑ (1555).
